GUIDE DE L'ENTRETIEN DE RECRUTEMENT

GUIDE DE L’ENTRETIEN DE RECRUTEMENT CONSEILS & OUTILS

L e Groupe ADP est leader de la conception, de la construction et de l’exploitation des aéroports dans le monde. La pluralité de nos métiers, la diversité de nos clients et l’évolution permanente de notre environnement, nous conduisent à devoir attirer et fidéliser les talents de demain, et ce en développant notre image Employeur et notre leadership sur le champ de la diversité et de l’innovation. En tant que manager ou référent métier, vous jouez un rôle de premier plan dans le choix et la sélection des candidats, dans la transmission de la culture d’entreprise, ainsi que dans le respect des engagements du groupe en termes de diversité et d’égalité des chances. Vous trouverez dans ce guide les conseils et outils qui vous permettront de conduire un entretien de recrutement ou de mobilité dans une démarche non-discriminatoire, d’adopter la posture et les comportements managériaux adéquats : évaluer et valoriser les compétences, respecter et accepter la différence de l’autre, jouer un rôle d’ambas sadeur de votre activité et de l’entreprise… Bon recrutement !

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LA PLACE DU MANAGER DANS LE RECRUTEMENT Qu’attend-on du manager? .................................................................................. P . 5 Le processus de recrutement .............................................................................. P. 6

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L’ENTRETIEN PAS À PAS Préparer l’entretien ....................................................................................................... P. 8 Mener l’entretien ............................................................................................................. P. 9 Adapter le temps de parole .................................................................................. P. 9 Démarrer l’entretien ..................................................................................................... P. 10 Les sujets à aborder .................................................................................................... P. 11 Conclure l’entretien ...................................................................................................... P. 13 Le retour candidat ........................................................................................................ P. 14

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ATTITUDES À PRIVILÉGIER LORS DE L’ENTRETIEN Du respect et de la considération .................................................................... P. 16 Être à l’écoute ................................................................................................................... P. 16 De la bienveillance ........................................................................................................ P. 16 Focus sur la formulation des questions ...................................................... P. 17 Quelques conseils pour aborder les sujets “sensibles” ................... P. 18

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LES ENGAGEMENTS DU GROUPE ADP La diversité, l’inclusion, un principe juridique ......................................... P. 20 Des engagements qui soutiennent la marque Employeur du Groupe ..................................................................... P. 22

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LA PLACE DU MANAGER DANS L’ENTRETIEN DE RECRUTEMENT

VOUS ÊTES AMENÉ EN TANT QUE MANAGER À RECRUTER POUR LES BESOINS DE VOTRE ÉQUIPE OU ÊTES SOLLICITÉ PAR LA FONCTION RESSOURCES HUMAINES DANS LE CADRE DE SESSIONS DE RECRUTEMENT, FORUMS… CE GUIDE EST DESTINÉ À VOUS APPORTER DES CONSEILS UTILES DANS LE CADRE DE VOS ENTRETIENS

QU’ATTEND-ON DU MANAGER? Le rôle du manager est primordial dans le recrutement. Il est le référent opérationnel et technique, ce qui le positionne au cœur du processus de sélection. En effet, c’est lors de l’échange avec le manager que seront validés les savoirs métier/techniques du candidat, ainsi que sa capacité à adopter les comportements et les attitudes attendus sur le poste dans son environnement de travail. Au-delà des compétences professionnelles, l’échange avec le manager et le Responsable des Ressources Humaines est aussi l’occa sion de faire connaissance avec le candidat

de manière approfondie et de projeter sa capacité à s’intégrer dans l’équipe, et dans l’entreprise avec sa diversité de métiers. Cette sélection doit assurer l’égalité de traitement entre les candidatures et être centrée sur l’analyse des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être du candidat. Il vous appartient tout au long de l’entretien de respecter les engagements du groupe notamment en termes de diversité, d’inclu sion et d’égalité des chances et à être en conformité avec les lois qui promeuvent les concepts de non-discrimination en vigueur.

LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

3 Entretiens

1 Sourcing

2 Présélection et préqualification par le pôle recrutement des candidatures les plus pertinentes. Sélection des candidatures par le manager et le RRH en vue d’un entretien.

4 Sélection et choix

Avec le manager et le Responsable Ressources Humaines afin d’évaluer les motivations, l’expérience, les compétences techniques, les savoir-faire et le savoir-être.

réalisé par le pôle recrutement sur la base d’un descriptif de poste et de prérequis définis par le manager et le RRH.

du candidat par le manager et le Responsable

Ressources Humaines.

NOTES :

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L’ENTRETIEN PAS À PAS

PRÉPARER L’ENTRETIEN

Appelez les candidats afin de les convier à un entretien. Le marché du travail étant concurrentiel, cette étape doit être réali sée rapidement après transmission du profil par le Service Recrutement. Elle ne doit donc pas être négligée.

Bonne pratique : pensez à réserver en amont des créneaux dans votre agenda afin d’être le plus réactif possible.

Étudiez les candidatures sélectionnées : afin de bien orienter les questions, les sujets à creuser, et être sûr de ne pas passer à côté de certains points, il est important de s’approprier le contenu des dossiers de candidature (CV et lettre de motivation).

Identifiez les capacités, les comportements et les compétences

que l’on recherche dans le poste, mais aussi les qualités extra-poste qui faciliteront son parcours professionnel dans l’entreprise.

Préparez les questions qui seront posées aux candidats et assurez-vous que les mêmes questions soient proposées à tous les candidats.

N’hésitez pas à échanger avec vos interlocuteurs (RRH/ARH/Pôle recrutement) si des questions subsistent.

Préparez un plan, un déroulé de questions à aborder et idéalement une grille d’éva luation avec des critères homogènes pour l’ensemble des candidats rencontrés afin de limiter les biais et de cadrer l’échange.

Diversité : l'entreprise privilégie lors des entretiens de recrutement la présence d'un homme et d'une femme dès que cela est possible (accord EPFH).

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MENER L’ENTRETIEN La phase d’entretien est aussi déterminante pour le candidat que pour le manager- recruteur. S’il est important que le candidat fasse bonne impression, l’entretien d’embauche est aussi le vecteur par lequel est diffusée la marque Employeur du Groupe ADP.

Dans un marché en pénurie de main d’œuvre qualifiée, c’est avant tout le candi dat qui choisit l’entreprise dans laquelle il souhaite s’intégrer. Il convient d’être attractif lors de l’entretien et de veiller à l’expérience positive du candidat.

ADAPTER LE TEMPS DE PAROLE

Candidat 80 %

Manager 20 %

X Pour le manager: L’entretien fait suite à une première sélection de la candidature sur CV. L’objectif est : - de confirmer la motivation du candidat - d’évaluer sa capacité à tenir un poste sur le plan technique mais aussi à adopter les comportements et attitudes attendus - de le projeter au sein de l’équipe et de l’entreprise - et s’assurer de la prise en compte des critères de diversité / inclusion.

X Pour le candidat: L’entretien permet au candidat de défendre sa candidature. Il est important de lui laisser la parole autant que possible (80 % du temps). L’échange a aussi pour but de répondre aux questions qu’il se pose sur le poste, sur l’entreprise ou encore l’organisation, pour qu’à son tour il puisse se projeter. Il est essentiel de répondre à chacune de ses questions. Pour le candidat futur manager, il est né cessaire d’apporter des éléments d’infor mation sur les comportements managériaux attendus par le groupe afin qu’il puisse se projeter dans sa fonction et cerner toute sa dimension.

Inclusion : Avez-vous besoin d'un aménagement de poste / équipement particulier ?

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1/ DÉMARRER L’ENTRETIEN

Commencez par mettre le candidat en confiance , vous percevrez ainsi sa vraie nature. Un candidat sur ses gardes aura moins de facilité à se révéler. Lancez l’échange par des formules de courtoisie et poursuivez en présentant votre rôle dans le processus de recrutement afin que le candidat sache à qui il s’adresse. Instaurer un climat de confiance dès le début permet au candidat de se détendre. Soyez ponctuel afin de garantir une expérience candidat positive. Accueil du candidat Avant de commencer votre entretien, il est important d’accueillir votre candidat. Cet accueil est une étape essentielle car elle va conditionner la suite de l’entretien.

Il sera alors plus enclin pendant l’entre tien à vous montrer sa personnalité et à s’exprimer. Pour cela, veillez à ce que chaque candi dat soit reçu dans un endroit calme et propice à l’échange. Réservez votre salle d’entretien à l’avance afin que vous ne soyez pas dérangés.

Utilisez le vouvoiement face à votre candidat. C’est une formule de poli tesse qui est de rigueur en entretien de recrutement. Elle permettra de garder la bonne distance suffisante et nécessaire à la tenue d’un entretien.

BONNES PRATIQUES

Prévoyez environ une heure voire une heure et demie en fonction du profil du candidat ou de la complexité du recrutement. Si vous recevez le candidat en présentiel, assurez-vous de le faire dans un bureau au calme permettant de respecter la confidentialité des échanges. Si l’entretien s’effectue en visio, veillez à mettre votre caméra. En tant que recruteur, vous êtes ambassadeur de l’image de l’entreprise à l’extérieur. Pensez à valoriser le poste, l’environnement, l’entreprise, les perspectives possibles pour le candidat en matière de parcours professionnel. Donner une image positive du poste et de l’entreprise, sans survendre, contribue à l’attraction des talents. Accordez-vous le temps nécessaire pour préparer votre échange et pour structurer votre entretien : munissez-vous du curriculum vitae du candidat, appréhendez son parcours, préparez vos questions au regard des prérequis et de la fiche de poste. Appliquez le même processus et appliquez un traitement homogène des différentes candidatures afin de garantir une évaluation équitable des différents candidats sur une base commune.

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2/ LES SUJETS À ABORDER

Parcours - Réalisations X Sa formation et ses expériences professionnelles, ce qu’il en a tiré X Les raisons qui expliquent ses choix professionnels ou de formation X Ses réussites, ses apprentissages, expériences de vie professionnelle… X Ses difficultés, ce qu’il en retire

Motivations - Attentes - Projet professionnel X Ce qui l’amène à être en recherche / en veille d’opportunités (s’il est en poste) X Ses pistes de recherche X Sa compréhension du poste, de l’environnement, de l’entreprise X Ce qu’il attend ou souhaite en intégrant le Groupe ADP X Ses projets professionnels à moyen terme (4-5 ans) et à plus long terme (8-10 ans)

Exemples : X “Parlez-nous de votre parcours” X “Qu’avez-vous le plus/moins aimé au cours de cette expérience?” X “Si vous deviez faire un bilan de votre parcours aujourd’hui, qu’est-ce qui vous paraît le plus notable ?” X “Pouvez-vous me donner un exemple d’une expérience qui s’est bien passée et les actions que vous avez mises en œuvre et ce que vous avez appris de cette expérience?”

Exemples : X “Qu’avez-vous compris du poste?” X “Pourquoi souhaitez-vous intégrer le Groupe ADP?” X “Qu’est-ce qui, sur notre offre, a attiré votre attention?” X “Qu’est-ce qui est important pour vous dans votre travail?” X “Comment vous voyez-vous évoluer au sein d’un groupe comme le nôtre ?”

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Mode Relationnel - Personnalité

Compétences managériales - Potentiel d’évolution X Son approche en termes d’encadrement et de management d’équipe X Son type de leadership X Ses ressorts, ses forces et ses qualités pour atteindre ses objectifs profes sionnels X Son ouverture à l’international

X Sa capacité à gérer des situations difficiles et sa manière d’y répondre X Son regard sur son propre parcours X Son recul sur son expérience actuelle ou la plus récente X Sa capacité d’intégration dans une équipe

Exemples : X “Décrivez-moi une action mise en œuvre qui vous a particulièrement marqué sur votre dernière expérience” X “Pouvez-vous me citer des exemples de situations difficiles que vous avez rencontrées et comment les avez-vous gérées ?” X “Si je devais contacter votre manager actuel (ou vos collègues) que me dirait-il de vous?” X “Qu’attendez-vous de votre manager?” X “Quelles qualités professionnelles pensez-vous avoir développé au cours de votre carrière ?” X “Quels seraient vos points à améliorer?” X “D’après vous quels éléments de votre candidature ont retenu notre attention?”

Exemples : X “Quel type de manager êtes-vous?” X “Qu’est-ce qu’un bon manager selon vous?” X “Sur quels axes pensez-vous devoir faire des progrès en tant que manager, et comment avez-vous identifié ces axes ?” X “Comment pensez-vous atteindre les objectifs professionnels que vous avez décrits ?” X “Quelles qualités pouvez-vous mettre en avant pour répondre aux évolutions que notre groupe peut offrir ?” X “Serez-vous, à moyen ou à plus long terme, intéressé par des opportunités à l’international?”

LES QUESTIONS D’ORDRE PERSONNEL (LOISIRS, CENTRES D’INTÉRÊT…) PEUVENT DÉSTABILISER LE CANDIDAT ET APPORTENT PEU D’INFORMATIONS SUR SES CAPACITÉS PROFESSIONNELLES OBJECTIVES

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3/ CONCLURE L’ENTRETIEN

LA FIN DE L’ENTRETIEN PEUT ÊTRE LE MOMENT PRIVILÉGIÉ POUR LE CANDIDAT ET LE RECRUTEUR DE REVENIR SUR DES ÉLÉMENTS ÉVOQUÉS AU COURS DE L’ÉCHANGE

X Donnez la possibilité au candidat de poser des questions : “Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose et que je ne vous ai pas posée ?”, “Souhaitez-vous aborder d’autres sujets ?” X Présentez-lui la suite du process et informez-le sur les délais approxima tifs des étapes à venir X Assurez-vous d’avoir demandé si une adaptation au poste était nécessaire

X Pensez à faire un compte rendu d’entretien même succinct pour pou voir garder trace de vos impressions et de certains détails de l’entretien X Faites un retour rapide et des points de situations aux interlocuteurs impliqués dans le processus de recrutement notamment au pôle recrutement et au Responsable des Ressources Humaines.

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LE RETOUR CANDIDAT

POURQUOI faire un retour ? X Assurez-vous qu’un retour sera fait à tous les candidats. X Les candidats reçus sont dans l’attente d’une réponse. Ne pas penser à revenir vers le candidat peut générer incompré hension, remise en question, doutes… X Un retour, même négatif, est très constructif, il permet au candidat de prendre conscience de ses axes d’amélioration pour les travailler et progresser. convenir au besoin d’une autre équipe. C’est pourquoi faire un retour aux profils non sélectionnés les incitera à rester attentifs aux offres que nous diffuserons. X Lors des entretiens, vous représentez l’entreprise ; s’attacher à apporter une réponse à tous les candidats reçus est indispensable ne serait-ce que par respect et considération envers eux ; de plus, cette action donne une image positive et valorisante de l’entreprise. X Un candidat qui ne répondra pas à votre besoin pourra tout à fait

COMMENT faire le retour ? X Privilégiez l’appel téléphonique qui est plus personnalisé. X Ayez un discours positif et constructif. X Revenez sur les raisons objectives de votre choix. Préparez la réponse et le retour à adresser aux candidats, demandez conseil au Responsable Ressources Humaines ou au pôle recrutement si besoin. Si un candidat en fait la demande, vous pouvez lui suggé rer des pistes d’amélioration dans ses candidatures. X Veillez à l’expérience candidat afin que celle-ci soit positive. Un candidat véhicule notre image employeur et il est primordial de garantir la satisfaction de nos candidats. Un profil non retenu peut également correspondre à d’autres postes à pourvoir à court ou moyen terme.

QUAND faire le retour ? X Un retour rapide doit être fait à tous les candidats.

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ATTITUDES À PRIVILÉGIER LORS DE L’ENTRETIEN

DU RESPECT ET DE LA CONSIDÉRATION Le candidat demande à être informé, écouté, considéré. Cela passe par : X Prendre en compte le candidat tout au long du processus (qualité de l’accueil, informations détaillées sur chaque étape du recrutement, retour sur expérience à l’issue des entretiens) X Établir une relation de confiance avec le candidat afin de maintenir sa motivation ; il sortira renforcé de cette expérience en ayant le sentiment d’avoir été consi déré X Veillez à maintenir la meilleure expérience candidat possible durant l’ensemble du processus de recrutement. Une période de recrutement est une occasion unique de rencontrer des talents et de constituer un vivier. Une expérience candidat positive nous permettra de garder le contact plus facilement. Mis à jour régulièrement, ce vivier sera utilisé pour les nouveaux postes ou missions à pourvoir.

ÊTRE À L’ÉCOUTE Se montrer à l’écoute au cours de l’entretien : donner des marques d’écoute (verbales ou non) au candidat (hochement de tête, marques verbales d’approbation…), l’encouragera à poursuivre son discours et à apporter des informations supplémen taires. DE LA BIENVEILLANCE Se montrer ouvert d’esprit et bienveillant, c’est respecter la différence et se situer dans une démarche de questionnement pour mieux comprendre les motivations, les choix et le parcours du candidat. HOSPITALITÉ ET EXPERIENCE CANDIDAT En cohérence avec la raison d’être du Groupe ADP et la vision stratégique, veillez à placer l’excellence et l’hospitalité au cœur de votre processus de recrutement. Le parcours candidat se doit d’être le plus fluide et le plus rapide possible, l’accueil et l’expérience candidat doivent être optimaux et au centre de vos préoccupations.

MÉFIEZ-VOUS DE VOTRE PREMIÈRE IMPRESSION

Elles est motivée par vos stéréotypes et représentations inconscientes. Seuls les savoirs , savoir-être et savoir-faire doivent être pris en compte dans votre évaluation.

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FOCUS SUR LA FORMULATION DES QUESTIONS

Attachez une attention particulière à la formulation de vos questions Veillez à rester factuel et concret. Évitez les questions orientées et les réponses induites, évitez les jugements qui pourront porter préjudice au bon déroulement de l’entretien. Votre objectivité est primordiale dans la prise de décision. Veillez à poser des question dont l’unique finalité est de vous assurer de l’adéquation entre le profil du candidat et les compétences né cessaires au poste. Alternez l’entretien entre questions ouvertes et questions fermées Les questions ouvertes sont à privilégier dans l’ensemble ; elles permettront au candidat de s’exprimer avec ses mots et au recruteur de ne pas induire les réponses. Exemple: “Parlez-moi de votre par cours”, “Que savez-vous du Groupe ADP?”, “En quoi consistaient les missions de votre dernier poste?”, “Qu’est-ce qui vous a amené à faire tel ou tel autre choix?”. Les questions fermées sont utiles pour obtenir une réponse factuelle et précise, mais leur usage doit être limité en dehors de ce cadre pour ne pas bloquer l’échange. Exemples: “Maîtrisez-vous tel outil?”, “De combien de personnes était composée votre précédente équipe ?”

Face à un candidat qui n’entre pas assez dans le détail, ou si vous souhaitez approfondir certains sujets

Reformulez les idées de votre interlocuteur.

Exemples: “Vous m’avez dit avoir participé à la mise en place de tel projet, pourriez-vous m’expliquer en quoi consistait votre rôle ?”, “Si je comprends bien, vous avez eu tel rôle dans le cadre de votre dernière expérience…”

Demandez des informations complémentaires.

Exemples : “Pourriez-vous m’en dire plus à ce sujet ?”, “Qu’entendez- vous par…”, “Je n’ai pas bien saisi cette partie de votre expérience ; pourriez-vous m’expliquer ?”, “Je ne suis pas sûr d’avoir bien compris”

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LES ENGAGEMENTS DU GROUPE ADP

LA DIVERSITÉ, L’INCLUSION, UN PRINCIPE JURIDIQUE Les pratiques de recrutement sont encadrées par la loi. L’entretien est destiné à appré cier la capacité à occuper un poste au sein de l’entreprise.

Il est interdit de poser des questions sans liens directs et nécessaires avec l’emploi. La loi précise qu’aucun candidat ne peut être écarté d’une procédure de recrute ment ou faire l’objet d’une mesure discrimi natoire, en raison des 25 critères suivants :

Le recruteur doit concentrer sa sélection sur les compétences du candidat en lien avec l’emploi.

Orientation sexuelle

Origine

Grossesse

Mœurs

Opinions politiques

Nation

Sexe

État de santé

Génétique

Religion

Âge

Race

Ethnie

Handicap

Apparence physique

Identité sexuelle

Lieu de résidence

Activité syndicale

Patronyme

Situation de famille

Opinion philosophique

Maîtrise de langue autre que le français

Domiciliation bancaire

Précarité sociale

Perte d’autonomie

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L’accord en faveur de l’Egalité professionnelle femmes hommes (EPFH) prévoit la préconi sation suivante : l’entreprise privilégie, lors des entretiens de recrutement, la présence d’un homme et d’une femme, dès que cela est possible.

CE QU’IL FAUT RETENIR SUR LA DISCRIMINATION

X Discriminer est un délit (articles 225-1 à 225-4 du code pénal et article L.1132-1 du code du travail) X Les critères de discrimination ont la même importance X La majorité des plaintes concernent le milieu professionnel X Il est important d’objectiver vos décisions et de garder trace de vos entretiens Lorsqu’un fait de discrimination est constaté, c’est en premier lieu l’image et les valeurs de l’entreprise qui sont écornées. Par ailleurs, tout fait de discrimination avéré peut être sanctionné

par une peine d’emprisonnement et d’une amende pour les personnes physiques et/ou pour l’entreprise. Le respect de ces règles de non-discrimination relève donc

de la responsabilité de chacun et engage la responsabilité de l’entreprise. Bonne pratique : vous pouvez à tout moment consulter de nouveau la formation obligatoire et l’e-learning dédié “Recruter sans discriminer”.

Plus d’infos sur le portail intranet : Actualités RH / QVT / Lutter contre les discriminations

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DES ENGAGEMENTS QUI SOUTIENNENT LA MARQUE EMPLOYEUR DU GROUPE L’image Employeur prend de plus en plus d’importance auprès des candidats :

Dans un contexte de pénurie de candidats dans certains métiers, l’image de l’entre prise est essentielle pour attirer les talents et les fidéliser. Ainsi, en interne, l’image Employeur devra porter les valeurs de l’entreprise qui ont su attirer les nouveaux arrivants et répondre à la promesse qui leur a été faite.

Elle véhicule à la fois l’identité, la réputation et l’attractivité d’une entreprise. Logiquement, une mauvaise image ou une image peu attractive peut dissuader certains candidats de postuler.

QUELQUES CONSEILS CLÉS POUR DÉVELOPPER L’IMAGE EMPLOYEUR DU GROUPE ADP

X Respecter les candidats et veiller à “humaniser“ la relation. X Donner envie au candidat lors de l’entretien en valorisant les enjeux liés au poste et en expliquant en quoi il est important pour la direction (“marketer” son offre de recrutement).

X En cohérence avec la raison d’être du Groupe ADP et la vision stratégique, placez l’excellence et l’hospitalité au cœur de votre processus de recrutement. Le parcours candidat se doit d’être le plus fluide et le plus rapide possible, l’accueil et l’expérience candidat doivent être optimaux et au centre de nos préoccupations.

VOILÀ VOTRE RECRUTEMENT EFFECTUÉ !

N’oubliez pas néanmoins que l’accueil du candidat retenu est une étape à part entière et signe de réussite dans la procédure de recrutement. Réservez du temps pour permettre une bonne intégration dans les équipes, une parfaite appropriation de l’environnement et de l’organisation du travail. En répondant aux promesses faites lors de la procédure de recrutement, l’intégration participe pleinement au développement de l’image Employeur.

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NOTES

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Imprimerie intégrée du Groupe ADP N° 75875 - septembre 2024 - IMPRIM’VERT ®

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